Облако проекта: зачем оно нам?

Наш опыт организации внешнего документооборота с заказчиками.

Отправляете исполнителю документы по почте или через мессенджер? Конечно, это же просто и удобно! По крайней мере до тех пор, пока переписка не превышает 40-50 сообщений и не видит служба безопасности. А если документы надо редактировать и согласовывать? Так, подождите… а точно удобно было?

Мы разделим документы на три категории, рассмотрим каналы передачи информации, поймем почему мы не храним переписку с заказчиками, введем понятие щедрого сброса и увидим, как наша студия пришла к использованию облака проекта.

Категории документов

Все документы можно разделить на три категории по характеру взаимодействия контрагентов с ними: согласуемые, передаваемые и обменные.

Первая группа — это исключительно первичные и закрывающие документы; в бумажном или электронном виде в зависимости от наличия систем электронного документооборота у контрагентов. Форматы представления таких документов строго двух видов: буквенно-цифровой и графический. Не смотря на то, что процедура подписания таких документов сопряжена с пересылкой и выглядит как обмен, таковым она не является. Например, договор — вне зависимости от количества экземпляров и копий — остается единым документом, который согласуется, а затем утверждается сторонами.

Ко второй группе относят информацию за рамками технического задания, которую заказчик передает исполнителю до или в процессе выполнения работ. В нашем случае это характеристики производственного оборудования заказчика (для технологической проработки изделия), особые требования или образцы оформления конструкторской документации под стандарты предприятия, пожелания к исполнениям отдельных узлов и другая информация. Форматы представления информации здесь самые разнообразные: буквенно-цифровой, графический, видео и даже звуковой (по нашим оценкам среднестатистический заказчик передает 5-15% значимой для проекта информации по телефону).

В третью группу попадают результаты выполнения работ, а также обратная связь по ним. Как правило, мы передаем заказчику комплект конструкторской или проектной документации на различных стадиях разработки, а в ответ получаем корректировки, уточнения, пожелания и пр. Со стороны исполнителя это как правило буквенно-цифровой, графический или специальный формат (чертежи, модели). А обратная связь может поступать практически в любом формате: у нас был заказчик, который ставил реакцию 👍 или ☹️ в знак принятия или несогласия с промежуточным результатом, отправленным через мессенджер.

Каналы передачи информации

Рассмотрим каналы дистанционного взаимодействия с заказчиком:

• наземная почта / курьер;
• электронная почта;
• мессенджеры;
• видеоконференция;
• телефон.

Для каждой категории документов применимы свои каналы их передачи. Если у заказчика не внедрен электронный документооборот, первичные и закрывающие документы согласуются сначала в электронном виде, а затем подтверждаются на бумаге.

Некоторые каналы взаимодействия (мессенджеры и электронная почта) предполагают сохранение пересылаемой информации (сообщения и файлы). Это достаточно удобно при небольших объемах переписки. Однако, мы не используем эти каналы как средства накопления информации. Да, мы не храним историю переписки, и на то есть несколько причин:

1. В переписке неудобно ориентироваться при количестве сообщений более 40-50 (требуется поиск).
2. Вложения невозможно разделить по папкам и без описательных имен файлов (схема_вентсистемы_­цеха_­обработки_­после_­замены_­калориферов.jpg вместо вентЦО(копия2).jpg) они быстро превращаются в хаос.
3. Вложения не поддерживают версионирование.
4. Вложения не перезаписывают прошлые версии файла (сообщения с устаревшими вложениями конечно можно удалять, но мы просто не сохраняем переписку).
5. Юридическая сила переписки, особенно в мессенджерах, не велика за счет возможности редактирования сообщений и оспаривания трактовок неформального общения. Кроме того, сваливать свою недоработку на неоднозначный или неполный ответ заказчика в мессенджере — последнее дело.

Щедрый сброс

В нашей студии есть простое, но важное правило:

Заказчик приходит к нам за результатом, а не за поводом организовать все свои мысли и наработки по проекту.

После подписания первичных документов, заказчик передает свое детище (идею, задачу, проект — называйте как хотите) нам на внимательное изучение и разработку. По желанию, он может вооружить нас дополнительной информацией, если имеет четкое представление о желаемом результате. При этом ни формат, ни канал передачи этой информации значения не имеет. После этого заказчик может переключиться на решение других вопросов и ожидать результата, периодически поглядывая на успехи развития своего детища.

Зачастую дополнительная информация сильно разбавлена не относящимися к проекту материалами, поступает несколько хаотично (по мере возникновения или вспоминания), дублируется и иногда даже противоречит полученным ранее сведениям. Мы называем это "щедрыми сбросами". Но без какого-либо упрека, ведь понимаем, что заказчик — это, как правило, группа лиц, где каждый пытается дать максимум (как ему искренне кажется) полезной информации.

Рабочая папка проекта

Наводить порядок в поступающей от заказчика информации нужно. Это иногда занимает достаточно много времени, но иначе можно упустить какие-то детали. Эти детали не будут критичными (на доработку важных моментов заказчик обратит внимание сразу) и при приемке работы о них не вспомнят, но рано или поздно эти детали обязательно всплывут. В процессе производства или эксплуатации — не важно; и у заказчика останется неприятный осадок.

Выше я уже упоминал, что мы не храним историю переписки, и даже приводил аргументы. Но я умолчал про резюме переговоров, в которых отражаются ключевые моменты, освещенные в ходе устных переговоров и переписки. Составление и актуализация такого резюме тоже занимает некоторое время, но дает колоссальный эффект в части систематизации полученной информации.

У заказчика (единоличного или группы лиц), как и у любого человека, возникает чувство тревоги, когда он находится в условиях неопределенности и не владеет ситуацией. Вспомните себя в ожидании доставки долгожданной еды: негодование и легкую апатию при зависании статуса "передается курьеру" более, чем на две минуты. И дело не в 2-4 минутах дополнительного ожидания, а в неизвестности. Вы искренне не понимаете, почему процедура передачи заказа курьеру занимает более 30 секунд.

Отсюда следует еще одно важное правило нашей студии:

Если статус не меняется более суток, значит клиент уже уверен, что его проектом никто не занимается.

Залипший на каком-либо этапе статус воспринимается как бездействие исполнителя. Это негативно сказывается на опыте взаимодействия с нами, чего мы стараемся не допускать. Поэтому для заказчика всегда доступен статус проекта в виде шкалы прогресса, списка задач или диаграммы Ганта.

Описанные выше документы обязательны на наш взгляд и всегда должны быть доступны заказчику без запроса. Помимо этого, мы пришли к пониманию утилитарной пользы наличия у заказчика постоянного доступа к первичным документам, а также промежуточным результатам работы. Эти документы и материалы, разумеется, отправляются заказчику в обозначенные планом даты, но некоторые заказчики отмечают постоянный доступ к ним полезным.

Поскольку дополнительной информацией, резюме переговоров и диаграммой хода работ пользуемся мы сами, то эти материалы вместе с промежуточными результатами и первичными документами располагаются в рабочей папке проекта. Также в ней располагаются служебные файлы (расчетные скрипты, заметки, дерево задач и пр.), справочные данные и текущие результаты в сыром виде. Эти материалы недоступны для заказчика, поскольку не несут для него практической ценности.

Облако проекта

Поскольку часть материалов из рабочей папки проекта должна всегда быть доступна заказчику, вся папка размещается в облаке. При этом к отдельным ее разделам заказчику открывается доступ на чтение.

Мы умышленно ограничиваем заказчика в правах на редактирование и даже загрузку файлов по описанным выше причинам. Однако, если заказчику удобно загружать дополнительную информацию сразу в облако вместо отправки по почте, через мессенджер или сторонний файлообменник, то для этого имеется специальная папка-накопитель. Но сразу оговорюсь, такое бывает крайне редко.

По умолчанию рабочая папка проекта располагается в облачном хранилище Яндекса или Google (по выбору заказчика). Для выделенного заказчику сегмента формируется ссылка вида https://cloud.nikitin-pro.ru/XXX, где ХХХ — идентификатор заказчика. Для доступа к такой папке требуется учетная запись Яндекс или Google.

Если политика безопасности заказчика не допускает использование сторонних файлообменников, рабочая папка проекта располагается в нашем облаке https://cloud.nikitin-pro.ru. В этом случае заказчику мы передаем логин и пароль. Облако работает на платформе Nextcloud и размещается на виртуальном сервере Яндекса. Доступ к серверу осуществляется только по уникальному ключу EdDSA (ключ хранится только у нас), данные на жестком диске шифруются средствами Nextcloud, которые также обеспечивают сквозное шифрование при доступе.